1. Stop met multitasken

Op een doordeweekse werkdag krijg je honderden prikkels te verwerken. Je ontvangt mail, je krijgt appjes, mensen lopen bij je langs, je hebt afspraken, de telefoon rinkelt en ga zo maar door. Wanneer je hier niet zo goed in bent, krijg je de neiging om vlug van alles tegelijkertijd te gaan doen: je gaat multitasken. Je leest bijvoorbeeld appjes tijdens de vergadering en mist daardoor een belangrijke opmerking. Je staat toch die collega te woord en komt te laat op je afspraak. Of je wisselt voortdurend tussen de openstaande schermen op je computer en maakt niets echt af.

Lange termijn pijn
Omdat je steeds je aandacht verlegt, verbruik je bovendien veel meer energie dan wanneer je gewoon geconcentreerd aan één ding zou werken. Onze hersenen verwerken informatie namelijk serieel, dus bewust je aandacht op meerdere dingen tegelijk richten, is vrijwel onmogelijk. Het lijkt handig om even snel dit en even snel dat te doen, maar op de lange termijn kom je bedrogen uit.

Nuttig stofje
Uit onderzoek blijkt: wie alles tegelijkertijd wil doen, is minder productief dan iemand die taak voor taak werkt. Je hebt namelijk gespecialiseerde hersengebieden voor taal, informatieverwerking en oog-handcoördinatie. Dat vergt veel afstemming in je hoofd en dus gerichte aandacht. Die aandacht kun je het beste schenken door prikkels één voor één te verwerken. Dat lijkt een langzame methode, maar onderaan de streep levert je dat juist tijdwinst op.

2. Stress is energie

Stress is energie. Het is daarom belangrijk dat je er voldoende energie tegenover zet. Luister naar je lichaam, beweeg voldoende, zorg voor kwalitatieve slaap en eet gezond.

3. Sturen op gewenste uitkomsten

Dag in dag uit bepaal je hoe jij je tijd besteedt. Doen wat je moet doen én doen wat je wilt: dát met elkaar in balans brengen is de essentie van timemanagement. Als je bijvoorbeeld uitsluitend reageert op wat er gebeurt (doen wat je moet), heb je weinig invloed. De meesten van ons vinden dat niet bevredigend en hebben liever iets meer controle (doen wat je wilt).

Extra tip: "Heb je de neiging te veel te willen op een dag? Wees mild voor jezelf en verlaag de lat zodat je met een voldaan gevoel naar huis kunt."

Zelf in control zijn
Controle bereik je door te sturen op gewenste uitkomsten. Denk niet alleen “Deze week moet dat rapport af,” maar ook: “Hoeveel tijd heb ik daarvoor nodig,” en: “Wat zou roet in het eten kunnen gooien?”. Je hebt bijvoorbeeld nog andere taken te doen of moet beschikbaar zijn voor vragen van klanten. Wellicht wil je het rapport laten nalezen en ook dat kost extra tijd.

Hoe
Zo breng je alle parameters in kaart en vervolgens ga je plannen. Je blokt een dagdeel in je agenda om te schrijven en laat de bewuste collega’s weten dat er een feedbackronde aan zit te komen. Bedenk dat de meeste mensen niet direct tot actie overgaan als ze iets moeten doen wat niet tot hun eigen prioriteitenlijstje behoort. Laat het er niet op aankomen, maar noem een deadline die jou nog wat ruimte geeft.

Je behoudt dus de controle door minder aan het toeval over te laten. Zo voorkom je dat je als het bekende hamstertje rondrent in het rad van de tijd.

4. Negeer

Negeren heeft een negatieve bijklank, maar getuigt juist van kalmte en wijsheid. Je laat je niet meteen uit het veld slaan, legt niet op elke slak zout en voorkomt dat je energie steekt in negativiteit of details. Zes tips hoe je goed negeert:

1. Focus op oplossingen in plaats van op de problemen.
2. Stap over fouten heen. Iedereen maakt fouten.
3. Ga niet in op roddel en achterklap.
4. Laat 'leuke ideeën' eens aan je voorbijgaan.
5. Negeer luie vragenstellers.
6. Gun anderen een leermoment. Wees geen redder.

Negeren kan jou helpen meer rust te ervaren, mits je werkelijk los kunt laten. Maar gaat het gepaard met negativiteit, dan heeft het juist een averechts effect.

5. De beste beslissing bestaat niet

Juist in onbenullige klusjes kan veel tijd gaan zitten. Uitzoeken welke provider de beste deal levert. Online je cadeaubon besteden. Een hotel uitkiezen voor dat weekendje weg. Achteraf baal je dan dat er zoveel tijd mee gemoeid was.

Extra tip: Verzamel niet té veel informatie als je een besluit moet nemen. Je verliest je anders in details.

Keuzestress
Als je veel informatie verzamelt, wordt kiezen zelfs steeds lastiger. Je blijft maar doorzoeken naar nog betere deals. En je stelt je besluit uit, met alle gevolgen van dien. Ondertussen wordt de kwaliteit van je beslissing er niet beter op, integendeel zelfs. Wanneer je door de bomen het bos niet meer ziet, ben je namelijk geneigd kleine zaken té belangrijk te maken.

Hoe
Bedenk van tevoren hoeveel tijd je wilt investeren in de oriëntatie en aan welke criteria je keuze moet voldoen. Zoek in de gegeven tijd een aantal opties bij elkaar en ga een paar uur wat anders doen. Laat vervolgens je intuïtie alsnog de eindbeslissing nemen. Uit onderzoek blijkt dat je onderbewuste dit soort afwegingen namelijk beter kan maken dan jij met je bewuste aandacht.