Artikel: Zo kom je wél toe aan je prioriteiten
Een nieuwe dag ligt voor je. Wat ga je vandaag als eerste doen? Een bekende manier om dat te bepalen, is onderscheid maken tussen dringend en belangrijk. Dringende taken zijn problemen die direct opgelost moeten worden, een vraag van een klant of een spoedklus. Belangrijke taken herken je aan hun toegevoegde waarde. Relaties onderhouden, de strategie bepalen of aan kwaliteitsverbetering werken zijn daar voorbeelden van.
Wat goed voelt, is niet altijd goed
Het ligt voor de hand om dringende zaken voorrang te geven. Die geven je een onrustig, gestrest gevoel en het voelt goed om ze uit de weg te ruimen. Maar wat goed voelt, is niet altijd goed. Het gevaar is namelijk dat je in die reactieve modus blijft hangen en ook minder dringende zaken afhandelt alsof ze superurgent zijn. Ongemerkt schuif je prioriteiten voor je uit.
Dat heeft voor een deel te maken met de omgeving die voortdurend een beroep op je doet, maar ook met energie, overtuigingen en gedrag. Werk je bijvoorbeeld altijd eerst de mail weg in de verwachting dat je daarna aan de belangrijke zaken toekomt? Grote kans dat je nooit klaarkomt. Wacht je tot het einde van de dag om ongestoord te kunnen werken? Je kiest dan een moment waarop je niet scherp meer bent. Ook werk mee naar huis nemen is geen structurele oplossing. Daar heb je immers weer andere belangrijke dingen te doen. Of je bent veel te moe.
Vuistregels voor beter prioriteren
Het kan ook anders. Bedenk eens welke belangrijke taken bij jou zijn ondergesneeuwd in de waan van de dag en hoeveel tijd je dagelijks met deze zaken bezig zou willen zijn. Een paar vuistregels:
Orden je prioriteiten naar haalbaarheid. Wat is realistisch en wat wordt ingegeven door idealisme? Je kunt geen ijzer met handen breken.
Kijk welke zaken je nu al in gang kunt zetten. Relaties aanhalen is bijvoorbeeld vaak een kwestie van afspraken maken.
Ga na wie je verder nodig hebt. Informeer en betrek anderen indien nodig. Spreek een oplevertermijn af, dat helpt.
Zet je agenda een aantal uur per week dicht om aan deze taken te werken. Als je die tijd niet vrijhoudt, komt het er vaak niet van.
Veel voldoening
Tot slot: werk aan je prioriteiten in de ochtend, als je nog vol energie zit. Laat je mail dicht, schuif storende stapels uit het zicht en leg je telefoon in een lade. Als je het eerste kwartier weet te overbruggen, kom je in een flow en kun je bergen werk verzetten. Je zult merken dat dat veel voldoening geeft!
Lees het nieuwste boek van Martine: 'Het ABC van plannen, organiseren en optimaliseren.'
Bron: Martine Vecht