Veel mensen beschouwen mail als een tijdvreter van jewelste. Ze slaan zich zuchtend door hun volle mailbox heen en zijn soms uren bezig met lezen en verwerken. Toch verdient maar een zeer klein gedeelte van je mail je volle aandacht.

Dat zit zo. De mailtjes die je dagelijks ontvangt, vallen grofweg uiteen in drie categorieën:

• onbelangrijk (no-need-to-know) - mails die je onmiddellijk weggooit;

• leuk of interessant (nice-to-know) - mails waarover je een besluit moet nemen;

• belangrijk of noodzakelijk (need-to-know) – mails die om verwerking vragen.  

De ‘nice-to-know’-categorie bestaat uit nieuwsbrieven, mededelingen van allerlei aard, suggesties voor het ene of andere project en uitnodigingen voor activiteiten onder het mom van ‘misschien leuk.’ Wordt jouw nieuwsgierigheid geprikkeld door het bericht of zie je kansen? Dan is het beslist de ‘nice-to-know’-categorie. Met het overgrote gedeelte van deze berichten kun je echter niets doen. Het is nu eenmaal niet mogelijk om alle goede ideeën en leuke activiteiten na te jagen of alles te lezen. Naar, maar waar.

Zet jezelf dus op informatiedieet en focus je op de categorie need-to-know en de bijbehorende taken. Verplaats de ‘leuke’ mailtjes naar een mapje ‘Nice-to-know’ om later over te beslissen als het nu niet meteen lukt. Om nog maar eens wat Engels te gebruiken: ‘solved by simply not handling’.

Verder lezen

• Benieuwd naar meer tips? Lees het nieuwste boek van Martine: Het ABC van plannen, organiseren en optimaliseren.