Reorganiseren van mapjes

Daniël vraagt hulp bij het reorganiseren van zijn mapjes. Er is een grappige discrepantie tussen de manier waarop hij zijn verzonden mails archiveert (helemaal niet) en die waarop hij ontvangen mails behandelt (uitgesplitst naar klantcontact en thema, in wel honderd mapjes).

Daniël vertrouwt voor verzonden mails dus op het zoeksysteem van de computer en voor ontvangen mails op een uitvoerig classificeersysteem. ‘Logisch,’ zegt hij,  ‘van mails die ik zelf verzonden heb, kan ik meer zoekkenmerken verzinnen.’

Daarin heeft hij een punt, maar toch fopt Daniël zichzelf een beetje. Van de helft van de mapjes is hij het bestaan namelijk compleet vergeten.

Tip! Heb jij ook veel mapjes en wil je de computer voor je laten werken?

• Maak één archiefmap en zet alle mail die je wilt bewaren hierin.

• Laat de computer berichten voor je terugzoeken: met ctrl + e start je een ‘query’, die je verregaand kunt verfijnen.

• Of sorteer ontvangen mail op afzender. Als je weet van wie de gezochte mail afkomstig is en uit welke periode heb je hem waarschijnlijk zo gevonden.

Tijdelijke projectfolders kunnen wel handig zijn. Ook nog te lezen nieuwsbrieven kun je filteren naar een leesmap. En sommige mensen zweren bij een mapje voor openstaande acties en zaken waarover ze nog geen besluit kunnen nemen.

Verder lezen

• Benieuwd naar meer tips? Lees het nieuwste boek van Martine: Het ABC van plannen, organiseren en optimaliseren.